Meetings & Konferenzen

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Das Kongress-Projektteam der Event-Agentur Spectrum 1997, in der Mitte Gründer Daniel Tschudy. Bild: HO

Wie war das noch vor 20 Jahren?

Von Daniel Tschudy

Das internationale Kongressgeschäft hat sich multipliziert, globalisiert und digitalisiert. Heute geht es um Geschwindigkeit und Flexibilität, papierlose Veranstaltungen, digitale Interaktivität sowie die Integrationen von CSR-Vorgaben. Ein Blick zurück.

Vor zwanzig Jahren, 1997, das kann man emotionslos festhalten, steckte das Kongressgeschäft noch in den Kinderschuhen. Ich darf mich an einen Auftrag in Zürich erinnern; es ging um die Durchführung des 43. Europa-Forums des Lions Club (die 62. Austragung des Forums fand kürzlich in Sofia statt). Zum besseren Verständnis des Auftrages fuhren ich und mein damaliger Projektleiter, Stefan Grünwald, an den Vorjahreskongress im französischen Deauville; einfach um den Kunden besser kennenzulernen und die Bedürfnisse der Lions Club-Mitglieder. Wir traten als sogenannter PCO auf; also als Professional Congress Organiser. Aber beide Parteien, das lokale Organisationskomitee und auch wir selbst, konnten uns im Voraus noch gar nicht recht vorstellen, wie dann alles so durchgeführt werden soll.

Schwarze Bildschirme und eine Fluggesellschaft namens Swissair

Computer hatten wir zwar, stimmt, und sogar eine eigene Kongress-Software, aber das war alles noch ziemlich rudimentär. Quasi ein Art Editor-System, welches die Registrationen der Teilnehmer/innen Excel-mässig aufnahm und entsprechende Listen produzierte. Schwarzer Bildschirm und grüne Schrift; ich erinnere mich noch gut. Dann produzierten wir auf langsamen Druckern endlose Listen und Tabellen, um unsere eingekauften Hotels und die weiteren Zulieferer mit Buchungsfakten bedienen zu können. Auch die Teilnehmerschilder wurden vom System produziert, aber meistens musste manuell und manchmal sogar handschriftlich nachgeholfen werden. Immerhin, die Hotellisten kamen einigermassen richtig heraus, und das mussten sie auch, denn wir hatten doch 1‘350 Gäste aus ganz Europa. Für Zürich war die 4-tägige Veranstaltung damals einer der grössten internationalen Kongresse überhaupt.

Der offizielle «Carrier» unseres Kongresses nannte sich noch Swissair (das tut dann schon ein bisschen weh) und die belieferten uns mit Gratisflügen für die Referenten und VIPs. Die Zusammenarbeit mit den Zürcher Hoteliers war nicht problemfrei; die Luxushotels waren mit ihren regelmässigen Geschäftsreisenden ausgebucht und Kongressgäste waren damals noch nicht wirklich bekannt. Zudem, günstigere und dennoch für Kongressgäste brauchbare Hotels gab es in der Stadt nicht viele.

Durchgeführt wurde die Veranstaltung im Zürcher Kongresshaus, das damals aussah wie heute – und schon damals hätte renoviert werden sollen. Der ganze Event war dann sehr formell: unsere Mitarbeiterinnen perfekt angezogen, die Abläufe auf die Minute geplant und die Vorträge seriös, und ziemlich monoton. Die Hauptredner waren übrigens Bundesrat Flavio Cotti und Stadtpräsident Josef Estermann. Das Programm war eine richtiges Heft und diente gleichzeitig als interne Guidelines für die zeitlichen und inhaltlichen Abläufe. Interaktivität im heutigen Sinn gab es nur bei den so genannten «social events», dafür da umso mehr. Networking hat schon damals genützt und «wining & dining» waren die zentralen Elemente. Alkohol gab es bereits zum Mittagessen und eine Zigarette danach noch häufiger als heute.

Abends mit Cash auf die Bank

Interessant ist, dass damals bei solchen Kongressen noch viele Begleitpersonen mitkamen; für welche wir dann die so genannten «spouse programs» anboten. Viele Ausflüge natürlich; Luzern und der Rheinfall zum Beispiel. Dann aber auch einen Schweizer Kochkurs und, aus heutiger Sicht unglaublich, sogar ein «Computer-Anfängerkurs». Ich erinnere mich nicht, wie viele Gäste tatsächlich daran teilnahmen, aber ich hätte diesen Kurs gerne aus heutiger Perspektive miterlebt. Ein Bild bleibt haften: die meisten Teilnehmer/innen bezahlten ihre Ausflüge in bar und wir rannten dann jeden Abend mit unserem Cash noch schnell auf die Bank. Das waren noch Zeiten – und doch bloss 20 Jahre her.