«Von vielen Reisebüros hören wir nach drei, vier Wochen nichts mehr»

Frau Schaeffeler, im Zuge der Einstellung der Hotelplan-Softwarelösung HIT sind zahlreiche Reisebüros zu Umbrella Midoffice gewechselt. Müssen Sie Ihr Team ausbauen, um die vielen neuen Kunden zu bewältigen?

Alice Schaeffeler: Wir sind ein kleines, aber agiles und eingespieltes Team und sind überzeugt, dass wir das alles mit der bestehenden Formation stemmen können. Wir haben bewusst gestaffelte Starttermine für die Einführung und Schulung festgesetzt. Das wird sich nun bis Oktober hinziehen. Unser Support verzeichnet aktuell schon viele Anfragen. Doch von vielen Reisebüros hören wir nach drei, vier Wochen nichts mehr – ein gutes Zeichen.

Wie steht es um die Migration der Hotelplan-Filialen?

Die Hotelplan-eigenen Reisebüros wurden ja von Dertour Suisse übernommen und Dertour war bisher schon Kunde von uns. Seit Oktober stehen wir in engem Austausch mit dem Projektteam von Dertour Suisse, um die technischen und fachlichen Anforderungen der neuen Filialen erfolgreich umzusetzen. Die Migration der Hotelplan-Filialen auf den Kuoni-Mandanten verläuft planmässig.

Zufriedenstellend?

Dertour Suisse hat uns als Feedback mitgeteilt, dass sie die Umbrella-Zusammenarbeit als äusserst effizient und partnerschaftlich erleben, das Team reagiere schnell, denke praktisch mit und bringe seine umfassende Expertise gezielt ein. Gerade bei einem Projekt dieser Grösse und Komplexität ist diese Form der Zusammenarbeit entscheidend für einen nachhaltigen und erfolgreichen Projektverlauf.

HIT-Reisebüros lebten in einer Wohlfühl-Bubble mit All-Inclusive-Leistungen. Die bieten sie aber nicht. Wie fällt nun das Feedback der unabhänigen Reisebüros aus, die zu ihnen gewechselt sind?

Bei einigen war schon ein gewisser Frust spürbar, dass sie sich nun um gewisse Dinge selber kümmern müssen, etwa die Agentur-Einstellungen, Vertragswechsel und neue Partnerverträge. Hotelplan unterstützt die Reisebüros bei diesem Prozess. Dabei geht es nicht nur um den Midoffice Wechsel. Gleichzeitig leuchten bei unseren neuen Kunden die Augen auf, wenn sie sehen, was Umbrella Midoffice alles kann und über welche Funktionalitäten das System verfügt.

Über welche zum Beispiel?

Etwa die schnelle Handhabung der Rechnungen, Drag & Drop Funktionen, der einfache Import von Reservationen, sei es aus CETS und Galileo, oder Direktanbindungen wie jene an Destinationbook, Passolution oder Tools wie Pay-by-Mail von Datatrans, um gleich eine Anzahlung zu ermöglichen.

Welche Leistungen und Module umfasst Umbrella Midoffice?

Das Basismodul von Umbrella Midoffice beinhaltet die Grundvoraussetzungen für eine effiziente Auftragsbearbeitung. Reservationen aus angeschlossenen Buchungsquellen sowie manuell erfasste Leistungen werden in einem Dossier zusammengefasst. Das Agenda-Modul sowie viele Standard-Auswertungen wie OP-Liste, Dossier- und Kunden Auswertungen stehen zur Verfügung. Damit kann ein Reisebüro schon sehr gut arbeiten. Optional können noch viele weitere Module integriert werden, ob Destinationbook, Passolution, direkte MSC-Buchungen, Buchhaltungsmodule oder das AER-Cockpit.

Was kostet die Nutzung von Umbrella Midoffice?

74 Franken pro Monat und Person beträgt das Basismodul.

Viele Reisebüros arbeiten heute auch als Micro-Touroperator. Kann Umbrella solche Bedürfnisse ebenfalls abdecken?

Ja, Umbrella Midoffice ermöglicht die Zusammenstellung einzelner Leistungen. Ein Reisebüro kann hier den Flug buchen, da ein Hotel, dort einen Mietwagen und ein Musical-Ticket und das Ganze dem Kunden als Paket mit einem Gesamtpreis ausweisen. Dieser «Package Builder» ist im Basimodul integriert.

Mit welchen Neuerungen wartet Umbrella jüngst auf?

Wir rollen jeden Monat ein Update aus. Dazu gehört Bugfixing, die Behebung von Fehlern, dann kleinere Verbesserungen, eigens entwickelte neue Funktionen sowie solche basierend auf Wünschen, die von Kunden platziert wurden. Bei grösseren technischen Geschichten, die auf einer Anforderung eines einzelnen Kunden basieren, stellt sich jeweils die Frage, ob dies auch für andere Kunden passen würde. Umbrella Midoffice soll insgesamt eine Standard Software bleiben. Die Wünsche, die im Januar anlässlich eines Workshop an uns herangetragen wurden, konnten wir alle bis im Mai erfüllen und umsetzen.

Seit 2018 gehört Umbrella zur Midoco Group. Welche Vorteile bringt Ihnen das Mutterhaus?

Wir haben täglich miteinander zu tun. Während wir mit Umbrella Midoffice primär in der Schweiz präsent sind, wird unser zweites Produkt, Umbrella Profiles, international verkauft, was noch mehr Anknüpfungspunkte zu Midoco eröffnet. Aber auch beim Midoffice pflegen wir einen regen Austausch mit Hilde, dem Midoco-Standort in Deutschland. Selber habe ich wöchentliche Product-Meetings mit Midoco. Aber auch beim Sommer- und Weihnachtsevent sind wir mit dabei.

Wie hat sich Umbrella Profiles entwickelt?

2019, damals noch unter dem Namen Umbrella Faces, waren es zwei Millionen Profile von Geschäftsreisenden, mittlerweile sind es 14 Millionen. Ein Profil umfasst jegliche Infos, von der Corporate Nummer bis zur Info, welche Klasse ein Reisender fliegt. Übrigens sind wir neuerdings ISO-zertifiziert. Die Umbrella Organisation hat erfolgreich die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 erhalten, was unseren Fokus auf Informationssicherheit und den Schutz sensibler Kundendaten unterstreicht.

Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz bei Umbrella?

Wir verfügen über ein neues KI-Modul, das Reisebüros viel Freude bereitet. Bisher wurden die Leistungen aus E-Mail-Bestätigungen manuell erfasst. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz wurde nun eine Lösung entwickelt, die Bestätigungs-E-Mails analysiert und daraus eine verarbeitbare Datei für Umbrella generiert. Die Kommunikation zwischen dem Midoffice-System und KI erfolgt über verschlüsselte Kanäle. Zusätzlich werden alle Daten in der KI umgehend nach der Verarbeitung gelöscht, und der Zugriff auf die Daten ist auf autorisierte Personen und Systeme innerhalb des Azure KI-Setups beschränkt.