«Wir holten am Hotelplan-Hauptsitz mehrmals pro Woche paketweise Pässe ab»

Elektronische Reisegenehmigungen, digitale Arrival Cards und Online-Registrierungen: Das Einreiseprozedere hat sich in den vergangenen Jahren weltweit stark verändert.

Martin Müller, Geschäftsführer der AVS Allvisumservice GmbH in Kloten, begleitet Reisende seit fast 20 Jahren durch den Visa-Dschungel. Im Gespräch mit Travelnews erklärt er, wo die grössten Stolpersteine lauern und weshalb immer mehr Reisende die Einreiseformalitäten auf die leichte Schulter nehmen.

Herr Müller, wie kommt man auf die Idee, ein Unternehmen für Visa-Dienstleistungen zu gründen?

Martin Müller: Ich habe 23 Jahre bei der Post gearbeitet und mich daneben immer wieder um Visa für Freunde, Bekannte und Menschen gekümmert, die in die Schweiz reisen wollten. Schritt für Schritt baute ich daraus ein eigenes Geschäft auf, reduzierte mein Pensum bei der Post und investierte zunehmend mehr Zeit in den Visa-Service. Ursprünglich wollten wir vor allem Einreisevisa für die Schweiz organisieren und bewarben diese Dienstleistung entsprechend. Doch schon bald klopften Reiseveranstalter wie Hotelplan bei uns an und fragten an, ob wir nicht auch Visa für Schweizer Reisende beschaffen könnten. Schnell zeigte sich, dass in diesem Bereich deutlich mehr Potenzial steckt. Heute machen Visa für Reisende aus der Schweiz rund 95 Prozent unseres Geschäfts aus, während etwa 5 Prozent auf Personen entfallen, die in die Schweiz einreisen möchten.

Wie hat sich das Geschäft in den vergangenen Jahren verändert?

Die Corona-Pandemie hat unser Geschäft nachhaltig verändert. Die Anzahl der Aufträge ist zurückgegangen, gleichzeitig sind die Anforderungen deutlich gestiegen. Besonders einschneidend war der russische Angriff auf die Ukraine. Russland war während vieler Jahre einer unserer wichtigsten Märkte. Wer reist heute noch nach Russland? Kaum jemand. Entsprechend sind viele Aufträge weggebrochen. Ich bin aber überzeugt: Sobald eines Tages wieder Frieden herrscht, wird auch die touristische Nachfrage zurückkehren. Fast zeitgleich hat China die Visumspflicht für zahlreiche Reisende gelockert beziehungsweise aufgehoben. Auch das hatte spürbare Auswirkungen auf unser Geschäft. In den Jahren 2017, 2018 und 2019 entfielen rund 80 Prozent unseres Auftragsvolumens auf Russland und China. Diese beiden Märkte sind heute praktisch komplett weggebrochen.

Gibt es im Gegenzug Länder, bei denen die Einreise komplizierter geworden ist?

Nicht im gleichen Ausmass. Allerdings beobachten wir weltweit einen klaren Trend zu digitalen Einreiseverfahren. Immer mehr Länder führen elektronische Reisegenehmigungen (ETA) oder digitale Arrival Cards ein. Beispiele dafür sind Grossbritannien oder Indien. Dadurch steigt der administrative Aufwand für Reisende, auch wenn kein klassisches Visum mehr benötigt wird.

Sie empfehlen trotzdem, sich nicht blind auf eine ETA zu verlassen. Weshalb?

Eine elektronische Reisegenehmigung ist nicht mit einem Visum gleichzusetzen. Ein gutes Beispiel sind die USA. Seit Donald Trump wieder im Amt ist, erhalten wir vermehrt Rückmeldungen von Reisenden, deren ESTA-Genehmigung kurzfristig widerrufen oder nicht bewilligt wurde. Wer hingegen ein gültiges Visum besitzt, verfügt über eine deutlich solidere Grundlage für die Einreise. Generell habe ich den Eindruck, dass viele Staaten wieder genauer hinschauen wollen, wer in ihr Land einreist. Deshalb rechne ich damit, dass Visa, digitale Vorabregistrierungen und zusätzliche Kontrollen künftig eher zu- als abnehmen werden.

Was steckt hinter dieser Entwicklung?

Viele Länder möchten Missbrauch verhindern. In der Vergangenheit sind zahlreiche Personen mit einem Touristenstatus eingereist und haben vor Ort gearbeitet, ohne über die erforderlichen Bewilligungen zu verfügen. Heute legen die Behörden deutlich mehr Wert auf Kontrolle. Das gilt nicht nur für Privatpersonen, sondern zunehmend auch für Unternehmen, die Mitarbeitende ins Ausland entsenden.

Wer zählt zu Ihren Kunden?

Unser Kundenkreis ist sehr breit. Wir unterstützen Privatpersonen ebenso wie Reiseveranstalter, KMU oder internationale Konzerne. Im Grunde alle, die für Reisen oder Arbeitseinsätze im Ausland Unterstützung bei Visa- und Einreiseformalitäten benötigen.

Welche Rolle spielen Reisebüros und Reiseveranstalter heute noch?

Dieser Anteil ist in den vergangenen Jahren deutlich zurückgegangen. Früher benötigten viele Botschaften und Konsulate die Originalpässe, weshalb wir eng mit den Reiseveranstaltern zusammenarbeiteten. Ich erinnere mich noch gut daran: Wir holten am Hotelplan-Hauptsitz mehrmals pro Woche paketweise Pässe ab und kümmerten uns um die Visa-Beschaffung. Diese Zeiten sind vorbei. Heute läuft vieles digital über E-Visa, elektronische Reisegenehmigungen oder Online-Portale. Dadurch erledigen zahlreiche Reisebüros die Formalitäten selbst und benötigen unsere Unterstützung nicht mehr zwingend. Gleichzeitig birgt diese Entwicklung auch Risiken: Nur schon eine fehlerhafte Angabe oder ein unvollständig ausgefüllter Antrag kann zu Verzögerungen oder Problemen bei der Einreise führen. Genau deshalb greifen viele Unternehmen und Reisende nach wie vor auf unser Know-how zurück.

Wer sind Ihre typischen Privatkunden?

Wir beobachten seit Jahren einen klaren Trend: Viele Menschen bleiben länger fit und reisen auch im Pensionsalter noch um die ganze Welt. Ob Flusskreuzfahrt auf dem Mekong, Rundreise durch Asien oder längere Aufenthalte in Übersee. Gerade diese Kundinnen und Kunden möchten auf Nummer sicher gehen. Sie wollen ihre Reise geniessen und die administrativen Hürden Fachleuten überlassen. Davon profitieren wir.

Wo lauern bei Visa und Einreiseformalitäten die grössten Stolperfallen?

Viele Reisende gehen das Thema leider zu sorglos an. Da wird eine Frage im Antrag übersprungen, ein heikles Feld unüberlegt angekreuzt oder ein Foto hochgeladen, das nicht den Vorgaben entspricht. Manchmal genügt schon die Verwechslung einer Null mit dem Buchstaben O. Solche Kleinigkeiten können dazu führen, dass ein Antrag abgelehnt wird oder nicht rechtzeitig bearbeitet werden kann. Im schlimmsten Fall platzt dann die ganze Reise. Hinzu kommt: Viele verlassen sich auf Informationen aus Blogs oder Erfahrungen von Bekannten, die vielleicht acht Jahre alt sind. Die Einreisebestimmungen ändern sich heute laufend. Was gestern galt, muss morgen nicht mehr stimmen.

Wie früh sollte man sich um ein Visum kümmern?

Unsere Faustregel lautet: etwa 90 Tage vor der Abreise. Viel früher macht oft keinen Sinn, weil gewisse Visa maximal 90 Tage ab Ausstellungsdatum gültig sind und sonst schon vor Reisebeginn verfallen könnten. Bei Ländern wie den USA oder Kanada lohnt es sich aber teilweise, noch früher aktiv zu werden. Dort sind persönliche Termine, die für den Antrag nötig sind, manchmal lange im Voraus ausgebucht.

Wie häufig wird ein Antrag abgelehnt, den Sie einreichen?

Praktisch nie. Natürlich gibt es Ausnahmen, etwa wenn Vorstrafen oder andere Sachverhalte vorliegen, die wir gar nicht kennen können. Viele Menschen glauben, sie könnten bei einem Antrag etwas verschweigen. Meine Erfahrung aber ist, dass die Behörden häufig deutlich mehr wissen, als die Antragsteller vermuten. Teilweise wissen sie sogar mehr über die Person als diese selbst (lacht).

Welche Länder stellen die höchsten Anforderungen?

Besonders umfangreich sind die Anforderungen heute oft in Commonwealth-Ländern wie Grossbritannien, Neuseeland oder Kanada. Auch Saudi-Arabien gehört eher zu den anspruchsvolleren Destinationen. Dort kann ein falsch gesetztes Kreuzchen schnell dazu führen, dass der Antrag erneut eingereicht werden muss – inklusive neuer Gebühren. Komplex wird es zudem bei Arbeitsvisa oder sogenannten technischen Einsätzen. Sobald jemand vor Ort Schulungen durchführt, Maschinen installiert oder länger für ein Unternehmen tätig ist, reicht ein gewöhnlicher Geschäftsreiseantrag oft nicht mehr aus. Dann wird die Sache aufwendiger.

Gibt es Berufsgruppen, die genauer geprüft werden?

(Lacht) Ja, Journalistinnen und Journalisten gehören definitiv dazu. Das hängt natürlich immer vom Zielland ab. Länder wie Indien oder China schauen bei Medienschaffenden besonders genau hin. Dort spielt es eine grosse Rolle, was jemand vor Ort genau machen möchte und ob die geplante Tätigkeit zur beantragten Visumskategorie passt.

Wie gehen Sie mit überbordender Bürokratie um?

Mittlerweile sehr entspannt. Nach fast 20 Jahren kennt man die Eigenheiten der verschiedenen Botschaften und Konsulate sehr genau. Ich weiss oft schon im Voraus, wie ein Antrag aussehen muss, damit es keine Rückfragen gibt. Und manchmal hängt auch viel davon ab, wer gerade hinter dem Schalter sitzt. Bei der einen Person geht scheinbar gar nichts, bei der anderen fast alles.

Was motiviert Sie nach all den Jahren noch?

Letztlich ermöglichen wir Menschen ihre Reiseträume. Ob Weltreise, Austauschjahr, Geschäftsprojekt im Ausland oder die Einreise eines Partners in die Schweiz: Hinter jedem Antrag steckt eine persönliche Geschichte. Das macht die Arbeit spannend. Hinzu kommt, dass sich die Branche ständig verändert. Vor zehn Jahren beschäftigten uns ganz andere Themen als heute. Mittlerweile beraten wir beispielsweise auch Influencer und Content Creators. Viele wissen nicht, dass sie im Ausland nicht einfach filmen, posten und mit ihren Inhalten Geld verdienen dürfen. Solche neuen Entwicklungen halten uns auf Trab – und genau das macht den Beruf bis heute spannend.