TripActions läutet das Ende der Spesenabrechnungen ein

Vorgestern stellte Travelnews die erweiterte Partnerschaft zwischen der Swiss bzw. der Lufthansa Group mit der Geschäftsreise-Managementplattform TripActions vor. «Tripactions who?», fragten sich möglicherweise einige. Dann wird es Zeit für etwas Info: Das erst 2015 gegründete Start-up aus Kalifornien mischt derzeit den Geschäftsreisemarkt auf und verfügt mittlerweile über einen Firmenwert von 7,25 Milliarden US-Dollar, und zählt gut 1500 Mitarbeitende, die mehr als 5000 Unternehmen bedienen. Seit dem Einstieg im europäischen Markt ist TripActions fulminant gewachsen und ist derzeit gerade im deutschsprachigen Raum mächtig auf dem Vormarsch.

Das macht sich etwa durch die Lancierung neuer Produkte bemerkbar. Seit dieser Woche ist beispielsweise eine von Tripactions lancierte digitale Plattform für Reiseplanung, Reisemanagement, Spesenabrechnung und Bezahlen per Smart Card auch in Europa erhältlich. Die Lösung heisst «TripActions Liquid»; dank einer neuen Partnerschaft mit Stripe ist «TripActions Liquid» nun das erste Fintech-gestützte Reise- und Spesenmanagement-Angebot, das mehrere Währungen unterstützt. Mit dieser Erweiterung ist TripActions in der Lage, eine End-to-End-Lösung für globale Unternehmen jeder Grösse anzubieten und die zeitaufwändigen, fehleranfälligen manuellen Spesenabrechnungen für Mitarbeitende zu eliminieren. Zudem automatisiert die Lösung den gesamten Kostenmanagement-Prozess für Unternehmen.

Mit renommierten Partnern wie Stripe, Visa, Modern Treasury und Plaid ist TripActions also in der Lage, veraltete, uneinheitliche Reise- und Spesenlösungen zu ersetzen und den gesamten «Travel & Expenses Stack» vollständig zu digitalisieren.

«TripActions Liquid hat in diesem Jahr ein durchschnittliches monatliches Wachstum des Transaktionswertes von 34 Prozent erreicht, da Unternehmen es sich nicht mehr leisten können, veraltete, analoge Systeme zu verwenden», sagt Ariel Cohen, Mitbegründer und CEO von TripActions, «es ist unabdingbar, in Echtzeit Einblick in die Ausgaben, den CO2-Fussabdruck und die Sicherheit der Mitarbeiter zu haben. Kein anderes Unternehmen ist in der Lage, die vollständigen End-to-End-Funktionen von TripActions Liquid für Reise-, Firmenkarten- und Spesenmanagement anzubieten. Wir spielen auf diesem Markt wirklich in einer eigenen Liga.»

Was meint er damit? TripActions Liquid bietet Finanzteams in Unternehmen Echtzeit-Transparenz und Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben und ermöglicht es, Kosten einzusparen, die Produktivität zu steigern und die Compliance zu fördern. Die Reise- und Ausgabenrichtlinien für Mitarbeitenden sind in den von Stripe ausgegebenen Smart Cards hinterlegt, so dass die Ausgaben kontrolliert sind, keine Limits überschritten werden und nur bei präferierten Partnern die günstigsten Angebote gebucht werden. Da sämtliche Abläufe über eine zentrale Plattform laufen, ist das gesamte Ausgabenmanagement vom Einzug bis zum Abgleich, vom Home Office bis zum Hotelzimmer, voll automatisiert.

«Spesenabrechnungen gehören der Vergangenheit an», sagt Joel Jeselsohn, Chief Financial Officer bei Relayr in Berlin, Lösungsanbieter für Industrial Internet of Things und Teil der Munich Re Gruppe, «wenn ich an die Berichtsmöglichkeiten anderer Lösungen denke, ist das wie Tag und Nacht. TripActions Liquid ist Legacy-Systemen überlegen.» Bestehende, traditionelle Lösungen erfordern, dass die Finanzteams jede Ausgabentransaktion überprüfen. Mit TripActions Liquid, das auf physischen und virtuellen Smartcards des Unternehmens basiert, sind die Richtlinien vor-eingestellt, so dass sich der Zeitaufwand für die Berichterstattung um bis zu 66 Prozent und die Zeit für den Abgleich um bis zu 95 Prozent verringert. Für TripActions-Unternehmenskunden reduziert sich die Abgleichszeit von Wochen auf Stunden. Weitere Vorteile sind:

• Ausgabenkontrolle: TripActions Liquid verhindert, dass Mitarbeiter Ausgaben ausserhalb der zuvor genehmigten Richtlinien generieren. Mit einem benutzerdefinierten ‚Policy Builder‘ können Administratoren Ausgabenkontrollen auf der Grundlage von Rollen, der Ausgabenkategorien und dem Geschäftskontext festlegen und so die Anzahl der Transaktionen, die von Finanzteams geprüft und genehmigt werden müssen, automatisieren und minimieren.
• Chipkarten: Chipkarten sind für Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, benötigte Ausgaben zu tätigen. Der Einsatz der Chipkarten macht Spesenabrechnungen überflüssig. Mit intelligenten virtuellen und physischen Karten, die von Stripe in US-Dollar, Euro oder Pfund Sterling ausgestellt werden, sind Richtlinien integriert, die verantwortungsvolle Ausgaben und eine automatisierte Spesenabrechnung für genehmigte Ausgaben sicherstellen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter für über TripActions gebuchte Reisen, Routineausgaben, Spontankäufe oder wiederkehrende Abonnements bezahlen.
• Spesen und Erstattungen: TripActions Liquid eliminiert den Aufwand der Spesenabrechnung für Geschäftsausgaben (Bargeld, Kilometergeld) und sorgt für schnelle Erstattungen. Mitarbeitende erhalten schnelle Rückerstattungen, die von TripActions' Partnerbanken durch direkte Einzahlung ausgeführt werden, wenn sie die App mit einem europäischen Bankkonto verbinden, das SEPA- oder BACS-Überweisungen unterstützt.
• Automatische Genehmigungsworkflows: Mit TripActions Liquid lassen sich Transaktionen markieren, die eine Prüfung und Freigabe erfordern, um dann den automatischen Freigabe- und Erstattungsprozess zu starten.
• Mobiler Belegscanner: Mit TripActions Liquid lassen sich relevante Daten aus Quittungen extrahieren und Spesenabrechnungen im Handumdrehen automatisch ausfüllen.
• Persönlicher Kartenimport: Anwender können persönliche Kartenkonten verknüpfen und Transaktionen für die Erstattung einfach importieren, ohne dass Details zu den Ausgaben hinzufügt werden müssen.
• Schnelle Erstattung: Die Gelder werden über Partnerbanken innerhalb von 1-2 Werktagen via SEPA und BACS für automatisch genehmigte Ausgaben direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen.
• Kalender-Synchronisation: Wenn die Liquid-App mit dem Kalender eines Benutzers verknüpft ist, werden die Teilnehmer automatisch eingetragen, wodurch ein weiterer Schritt für die automatische Abstimmung entfällt.
• Automatischer Abgleich: Der Monatsabschluss wird beschleunigt, da Belege und Zahlungsdetails automatisch erfasst werden und so den Abgleich von Tagen auf Minuten verkürzen.
• Ausgaben-Berichterstattung: Controller erhalten einen Echtzeit-Überblick über alle Geschäftsausgaben an einem Ort, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, Trends zu überwachen und Massnahmen zu ergreifen, wenn die Kosten aus dem Rahmen fallen.