Event-Frust wegen No-Shows in der Schweizer Reisebranche

Nach der ruhigen Phase über Weihnachten und Neujahr nimmt die Schweizer Reisebranche wieder Fahrt auf. Branchen-Events, Workshops und Roadshows füllen die Agenda. Mit der höheren Eventdichte kehrt auch ein altbekanntes Ärgernis zurück: die sogenannten No-Shows. Gemeint sind Reiseprofis, die sich anmelden, dann sehr kurzfristig absagen oder dem Event sogar unabgemeldet fernbleiben.

Travelnews hat bei mehreren Organisatoren von Branchen-Events nachgefragt, wie gross das Problem der No-Shows ist und was sie konkret dagegen unternehmen. Dabei zeigt sich vor allem eines: Das Verständnis für Reiseprofis, die sich trotz Zusage nicht blicken lassen, ist an einem kleinen Ort.

Ärger über No-Shows ist gross

«No-Shows sind extrem ärgerlich – in jeder Hinsicht», bringt es Nadine Mirbach, Head of Tourism, Marketing & PR bei Aviareps Switzerland, auf den Punkt. «Da für Location und Catering fixe Kosten anfallen, sind wir meist gezwungen, die Teilnehmerzahl zu begrenzen, Anmeldungen frühzeitig zu schliessen und weitere Interessenten abzuweisen.»

Bleiben angemeldete Gäste dem Event dann fern, habe das gleich mehrere negative Folgen: Interessierten Reiseprofis werde die Teilnahme verwehrt, während die Kosten unverändert bestehen bleiben. Besonders nachteilig sei dies für Partner, die sich finanziell engagieren. Sie müssten häufig klar definierte Ziele erfüllen – etwa eine bestimmte Anzahl Reiseprofis – und die eingesetzten Budgets gegenüber ihren Auftraggebern entsprechend rechtfertigen.

Gere Gretz, Gründer und Inhaber von Gretz Communications, ärgert sich vor allem über den Ressourcenverschleiss. «Die Vergeudung von Lebensmitteln ärgert mich masslos», sagt er. Zwar seien die Kosten dafür einkalkuliert, doch weil die tatsächliche Teilnehmerzahl stark schwanke, müsse stets ausreichend Essen bestellt werden. Umso frustrierender sei es, am Ende zu sehen, wie viel übrig bleibe und entsorgt werden müsse.

«Gerade im Tourismus wo Menschen zum Teil in Regionen reisen, wo nicht genügend Essen ist und viele Ressourcen durch den Tourismus überproportional beansprucht werden, würde man eigentlich erwarten, dass man mit solchen Themen sensibler umgeht», so Gretz.

Hakan Ardic, Managing Partner bei der deutschen Marketing- und Weiterbildungsplattform Expipoint, die seit vergangenem Jahr Events in der Schweiz durchführt, bläst ins gleich Horn. «No-Shows sind für uns nicht nur ärgerlich, sondern betriebswirtschaftlich und organisatorisch ein echtes Problem», sagt er. «Sie bedeuten verschwendete Ressourcen entlang der gesamten Wertschöpfungskette eines Events.»

Grosse Unterschiede bei No-Shows

Die Zahl der No-Shows variiert je nach Organisator und Region stark. Bei TUI Suisse hält sich das Problem mit angemeldeten Gästen, die nicht auftauchen, in Grenzen. «Im Grossen und Ganzen haben wir recht zuverlässige Teilnehmerquoten, was für die Beliebtheit unsere Events spricht», sagt Sprecherin Sonja Ptassek. «Die durchschnittliche No-Show-Quote liegt bei uns im einstelligen Prozentbereich.» Bei Expipoint lag die No-Show-Quote bei den bisherigen Roadshows in der Schweiz bei rund zehn Prozent.

Gere Gretz erlebt die ganze Bandbreite. Am zuverlässigsten seien Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Bern, Basel und Luzern, wo jeweils rund zehn Prozent der Angemeldeten fernbleiben, erklärt der PR- und Event-Profi. Höher liege die Quote in Lausanne mit 15 bis 20 Prozent, während Zürich bei rund 20 Prozent lande. Am schlimmsten ist die Situation laut Gretz in Genf – mit einer No-Show-Quote von rund 40 Prozent.

Auch Aviareps, das unter anderem für Kunden wie Condor, Mauritius und Ethiopian Airlines tätig ist, macht sehr unterschiedliche Erfahrungen. Die Höhe der No-Show-Quote hänge stark von der jeweiligen Stadt und vom Charakter des Events ab, sagt Nadine Mirbach. «Leider hatten wir bei unserer letzten Roadshow im November sehr viele No-Shows.»

Aufgrund dieser Erfahrung geht Aviareps über die Bücher. «Bisher haben wir mit Teilnahmebestätigungen und Reminder-Mails gearbeitet, um die No-Show-Quote möglichst tief zu halten», so Mirbach. Künftig werde jedoch geprüft, ob zusätzlich auch No-Show-Gebühren eingeführt werden sollen, um verbindlichere Zusagen zu erreichen.

Schon einen Schritt weiter ist Expipoint. «Seit wir vor rund einem Jahr No-Show-Gebühren eingeführt haben, hat sich die Zahl der No-Shows reduziert», berichtet Managing Partner Hakan Ardic. «Die Planungssicherheit für uns als Organisator und für unsere Partner ist damit gestiegen.» Daneben setzt Expipoint auf persönliche Teilnahmebestätigungen und Reminder.

Kein Thema sind No-Show-Gebühren derzeit bei Gretz Communications und TUI Suisse. «Bei unseren Events bitten wir die Teilnehmenden grundsätzlich um eine verbindliche Anmeldung», erklärt Sonja Ptassek, Sprecherin von TUI Suisse. Übersteigt die Nachfrage die verfügbaren Plätze, werde mit Wartelisten gearbeitet, sodass bei Absagen weitere Interessierte nachrücken könnten. Ergänzend dazu verschicke man jeweils eine Reminder-E-Mail rund eine Woche vor dem Event sowie eine weitere am Vortag. «Damit haben wir gute Erfahrungen gemacht.»

Man darf gespannt sein, ob es sämtlichen Organisatoren gelingt, das Bewusstsein für Verbindlichkeit bei Anmeldungen nachhaltig zu schärfen.