Wer braucht denn heute noch fixe Büros?

Homeoffice wurde mit der Pandemie von heute auf morgen zur Pflicht, viele Arbeitsplätze in den Büroräumlichkeiten blieben während dieser Zeit unbesetzt. Die Fixkosten für die Miete mussten für die ungenutzte Bürofläche aber weiterhin bezahlt werden. Und es ist fraglich, ob die bisherige Kapazität an Arbeitsplätzen in Zukunft wieder benötigt wird. Denn das Corona-Homeoffice-Projekt hat selbst Firmen, bei welchen von Zuhause aus arbeiten vor der Pandemie noch undenkbar war, gezeigt, dass es eben doch funktioniert. Und die Mitarbeitenden geniessen mehr Freizeit, weil das Pendeln passé ist.

Es ist durchaus vorstellbar, dass Firmen zukünftig auf einen Mix zwischen Home Office und Büro setzen. Und vielleicht wird ein Teil der Arbeitsplätze ausgelagert und die bestehenden Bürofläche verkleinert. Eine Fima, welche solche flexible Arbeitsplätze anbietet, ist die International Workplace Group, kurz IWG. Alleine in der Schweiz betreibt sie bis zum Ende des Jahres 53 Standorte von den drei Marken Regus, Spaces und Signature in verschiedenen grossen und kleineren Städten. «Unser Ziel ist es, zukünftig auch die Vororte der Grossstädte abzudecken, weil wir davon überzeugt sind, dass nach der Pandemie neue Arbeitsmodelle mit mehr Flexibilität entstehen werden und die Leute weniger Pendeln möchten», sagt Patrizia Statelli, ‎Head of Sales Switzerland, Monaco & Gibraltar von IWG. Weltweit konnte das Unternehmen in den vergangenen dreissig Jahren gar mehr als 3300 Standorte in über 110 Ländern aufbauen.

Doch wie fühlt sich das Arbeiten in den Locations an und welche Vorteile bieten die flexiblen Arbeitsplätze? Travelnews hat hierfür das Spaces Seefeld in Zürich besucht. Die hippe Location in der Nähe des Bahnhof Stadelhofen verfügt über Einzelbüros, offener Workspace, der mit anderen Menschen geteilt wird, Meetingräume, Telefonzellen, Kaffee-Lounges, eine Dachterrasse und die Rezeption, an welcher der freundliche und hilfsbereite Community Manager Noah Selvaratnam arbeitet und sich um die Anliegen der Kunden kümmert. Entscheiden sich Firmen, einen Teil der Arbeitsplätze auszulagern, können die Annehmlichkeiten einzeln und ganz nach den eigenen Bedürfnissen ohne langfristige Mietverträge gebucht werden.

Zukünftig wird voraussichtlich ein höherer Bedarf an flexiblen Arbeitsplatzmodellen bestehen, zeigen die Beobachtungen von Statelli. In den vergangenen Monaten seien die Anfragen bei IWG gestiegen und die Unternehmen überdenken ihre bisherige Art zu arbeiten. Sie machen sich Gedanken darüber, was die Mitarbeitenden für Bedürfnisse an ihren Arbeitsort haben. «Die Firmen haben bemerkt, dass es gar nicht so viel Mietfläche braucht, wie sie vor der Pandemie hatten. Die Krise war ein guter Weg um aufzuzeigen, dass wenn Teams aufgeteilt und die Arbeit flexibler gestaltet wird, die Kosten reduziert und die Produktivität gleichzeitig gesteigert werden kann», erklärt Statelli.

Zwischen 40 bis 50 Kunden zählt jeder der IWG-Standorte in der Schweiz. Von Start-Up's bis hin zu globalen Grosskunden findet man in den Locations alles. Es wird dementsprechend viel diskutiert und gemeinsam nach Lösungen gesucht. Das fördert die Kreativität der Mitarbeitenden und es entstehen neue Ideen. Jeder Neukunde hat zudem freiwillig die Möglichkeit, sein Unternehmen den anderen Mietern vorzustellen und sein Business-Netzwerk zu erweitern. Konkurrenzkämpfe gebe es nicht - vielmehr würden die Synergien zwischen den Firmen genutzt.

Diese flexiblen Arbeitsmodelle sind durchaus auch für Touristikunternehmen interessant. Sei es, dass die Mitarbeitenden nicht mehr so viel Zeit im Öffentlichen Verkehr verbringen wollen oder für einen Freelancer, der für Kundentreffen einen ungestörten Ort braucht. Oder Jungunternehmen, welche zum Beginn ihres Geschäftes nicht gleich einen langfristigen Mietvertrag eingehen wollen. Ein Unternehmen aus dem Tourismus, dass die Angebote von IWG nutzt, ist die Skitravel Group in Zug. Das Reisebüro ist spezialisiert – wie es der Name bereits andeutet - auf Skireisen.

Auf die Frage, wo die Vorteile der Nutzung der flexiblen Arbeitsplätze liegen, sagt Geschäftsführer Peter Jørgensen gegenüber Travelnews: «Wir haben sehr von den flexiblen Lösungen von IWG profitiert, da wir in der Lage sind, die Bürogrösse nach Bedarf auszuweiten und zu verkleinern. Ausserdem haben wir Zugang zu vielen verschiedenen Büroräumen in ganz Europa, die wir für Besprechungen mit Kunden und Lieferanten nutzen.»

Auch die Mitarbeitenden der Skitravel Group schätzen dieses Arbeitsmodell, wie Jørgensen erklärt: «Die Mitarbeiter sind unglaublich glücklich darüber, Büroräume bei der IWG zu haben. Sie profitieren dadurch von der guten Lage der Locations oder die Ausstattung der Büros.» In Zeiten der Pandemie wurden die Vorteile von flexiblen Arbeitsplätzen beim Skireisen-Spezialisten deutlich: «Wir haben eine flexible Lösung bekommen, die gut in unser Unternehmen passt. Gerade in den letzten 14 Monaten mussten wir sowohl nach unten als auch jetzt wieder nach oben in der Anzahl der Büroflächen skalieren.»

Die Autorin dieses Artikels hat den Besuch vom Spaces Seefeld genutzt, um auch gleich vor Ort zu arbeiten. Die Atmosphäre war ruhig, die Einrichtung top modern und stylisch. In den Meeting-Räumen hängen etwa Flatscreen-Bildschirme, es gibt einen Flipchart und eine Wandtafel. Die Räumlichkeiten sind gut durchleuchtet und es lässt sich produktiv Arbeiten und man muss sich auch nur darauf konzentrieren, da sich der Community Manager um den Rest kümmert. Eine willkommene Abwechslung zum Home Office - und ein interessantes Thema mit Potenzial, das uns sicher noch lange beschäftigen wird.