Mehr als Ferien buchen – diese Extras gibt's in Schweizer Reisebüros

Wer heute ins Ausland reist, muss oft mehr als nur den Koffer packen. Immer mehr beliebte Destinationen verlangen neue oder zusätzliche Einreiseformalitäten – und das meist nicht mehr in Papierform, sondern über Online-Verfahren. Jüngste Beispiele: die elektronische Reisegenehmigung für Grossbritannien (ETA, seit April 2025), die neue Visumspflicht für Namibia (ebenfalls seit April) und die digitale Einreisekarte für Thailand (seit Mai).

Geübte Online-Nutzer erledigen solche Aufgaben nicht selten im Handumdrehen, während weniger technikaffine Reisende oft vor einer grossen Hürde stehen. Für Reisebüros kann das zur Chance werden: Sie punkten mit Erfahrung und übernehmen den Datenkram gleich mit. Doch die Zusatzaufgaben bedeuten auch mehr Aufwand im ohnehin eng getakteten Tagesgeschäft – und stellen die Branche vor die knifflige Frage, ob und wie man diese Services verrechnet.

Einreiseformalitäten als Zusatzleistung

Der zusätzliche Aufwand für Reisebüros ist beträchtlich, wie Birgit Sleegers, Teamleiterin Touristik bei Helbling Reisen, gegenüber Travelnews sagt: «Die Nachfrage nach solchen Dienstleistungen ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen – und zugleich ist alles komplexer geworden.»

Nahezu jedes Land verlange inzwischen ein Visum oder ein elektronisches Einreiseformular. «Das bedeutet für uns einen erheblichen Aufwand: Es werden Termine blockiert, und auch die Nachbearbeitung – etwa die Kontrolle der erteilten Visa – erfordert viel Zeit», so Sleegers.

Iwan Berger, Inhaber der Zentralschweizer Reisebüro-Kette Rilex, macht ähnliche Erfahrungen. Er verweist auf einen weiteren Knackpunkt: «Nicht nur immer mehr Länder verlangen Einreisekarten, Visa und Gesundheitsnachweise – auch die Vorgaben ändern sich laufend», sagt er.

Birgit Sleegers von Helbling Reisen erklärt: «Wir können diese Dienstleistungen nicht mehr kostenlos anbieten, weil der Aufwand schlicht zu gross geworden ist. Deshalb haben wir damit begonnen, Honorare für diese Services zu erheben.»

Unterschiedliche Gebührenmodelle

Bei Helbling Reisen sind die Gebühren klar geregelt: Für die Einholung eines Visums fallen 80 Franken an – zuzüglich der eigentlichen Visakosten. Elektronische Reisegenehmigungen wie ETA oder ESTA sowie Einreiseformulare werden mit je 50 Franken verrechnet.

«Die unterschiedlichen Ansätze ergeben sich daraus, dass der Zeitaufwand je nach Formular stark variiert», erklärt Birgit Sleegers. Die Tarife gelten als Richtlinie, doch es gibt Spielraum: «Kundenservice und Beziehung stehen bei uns im Vordergrund – je nach Dossier verzichten wir auch einmal auf die Gebühr.»

Das Verständnis der Kundschaft ist laut Sleegers in den meisten Fällen gross. Nicht selten würden Reisende sogar von sich aus anbieten, für diese Zusatzleistungen etwas zu bezahlen.

Bei Rilex gilt der Grundsatz: «Bei einem grösseren Dossier übernehmen wir den Service kostenlos», erklärt Inhaber Iwan Berger – ohne jedoch eine konkrete Wertgrenze zu nennen. In allen anderen Fällen wird eine Bearbeitungsgebühr von 50 Franken pro Auftrag fällig.

Eine weitere Preisstaffelung findet sich bei Willi Travel in Dübendorf. «Für die Bearbeitung eines ESTA oder ETA verrechnen wir in der Regel eine Pauschale von 40 Franken pro Person, für Visa beträgt die Gebühr mindestens 80 Franken pro Person», sagt Mitinhaberin Jasmin Willi.

Online-Check-in als Gratisservice

Für weniger technikaffine Reisende kann es nicht nur eine Herausforderung sein, ein Visum oder eine ETA zu beantragen, sondern auch den Check-in-Prozess der Airline zu durchlaufen. «Unsere Erfahrung zeigt, dass sich die meisten Kundinnen und Kunden inzwischen daran gewöhnt haben», sagt Birgit Sleegers von Helbling Reisen.

Dennoch komme es immer wieder zu Unsicherheiten – sei es durch technische Probleme oder durch die unterschiedlichen Verfahren, etwa bei Pauschalreisen, wenn unklar ist, welche Nummer einzugeben ist. «In solchen Momenten sind wir zur Stelle und unterstützen, wo immer es möglich ist», betont Sleegers.

Willi Travel bietet den Online-Check-in für jede Flugstrecke an – täglich, sieben Tage die Woche und für alle Kundinnen und Kunden kostenlos. «Oft kümmern wir uns zusätzlich um Sitzplatzreservierungen, organisieren Ausflüge vor Ort, buchen Beach-Clubs oder Restaurants und übernehmen weitere Extras – alles ohne zusätzliche Gebühren», erklärt Mitinhaberin Jasmin Willi. Auch bei Rilex wird der Online-Check-in auf Wunsch kostenfrei übernommen.

Die Travelnews-Umfrage macht deutlich: Zusatzleistungen werden in jedem Reisebüro anders gehandhabt. Gemeinsam ist allen jedoch der Anspruch, ihren Kundinnen und Kunden bestmöglichen Service zu bieten – und dabei den eigenen Aufwand nicht aus den Augen zu verlieren.