Agenda

Hier beginnt alles. Was es in Ihre Agenda schafft, findet – von den ständigen Umbuchungen abgesehen – später statt. Was immer Sie hier also «falsch» machen, werden Sie später ausbaden müssen. Was immer hier keinen Platz findet, fehlt nachher in Ihrer Führung. Es wäre also zweifelsohne lohnend, hier achtsam zu sein.

Frage 1: Wie füllt sich Ihre Agenda?

• Sie werden wiederkehrende Termine haben, die sich wie ein liturgischer Kalender (Ostern, Weihnachten etc.) übers Jahr verteilen. Dazu gehören regelmässige Geschäftsleitungs- oder Abteilungs- oder Teamsitzungen. Dazu gehören aber auch «Bilas» (bilaterale Gespräche; heutzutage oft 1-to-1 genannt) mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
• Sie haben vielleicht Kundentermine.
• Sie werden von höheren Stellen zu Meetings aufgeboten.
• Sie arbeiten in Projekten mit, die ihrem eigenen Rhythmus folgen.
• Sie haben Weiterbildungen und ähnliche Veranstaltungen, die terminlich fremdgesetzt sind.
• Sie haben vielleicht Präsenzzeiten vor Ort (Pikettdienst im weitesten Sinn).
• Sie haben «freie» Zeit, die Sie zum Abarbeiten von Mails, zum Telefonieren, zum Lesen von Unterlagen und zum Vorbereiten von Papieren oder Präsentationen brauchen.

Was fehlt? Haben Sie auch eingeplante Zeit zum Denken, oder ist dies höchstens ein «Abfallprodukt» zwischen allen geplanten Aktivitäten? Was von Ihren Aktivitäten ist/war – wenigstens grundsätzlich – Ihr freier Entscheid? Sind die eingeplanten Zeitbedarfe realistisch? Die führt uns zur zweiten, ungleich wichtigeren Frage:

Frage 2: Wie fühlt sich Ihre Agenda an?

• Fühlen Sie sich meist als Herr Ihrer Zeit? Oder als Sklave anderer?
• Haben Sie Luft zum Atmen?
• Entspricht der Zeitanteil der einzelnen Aktivitäten den Prioritäten, die Sie sich setzen würden?
• Was bleibt am ehesten – wenn nicht sogar in unschöner Regelmässigkeit – auf der Strecke, obwohl es Ihnen wichtig wäre? Und warum?
• Wie gut sind Sie darin, Korrekturen an Ihrer Agendaplanung vorzunehmen, wenn Sie dafür andere verärgern müssen?
• Ist das Portfolio Ihrer Aktivitäten – also das Gesamtmuster Ihrer Agenda, nicht die einzelnen Aktivitäten – stimmig zu Ihrer Leistungsbereitschaft, angemessen für Ihre Leistungsfähigkeit im Tagesverlauf und geeignet, um den Kopf jeweils bei der Sache zu haben, die ansteht (statt bei der vorigen oder der übernächsten)?
• Fühlen Sie sich besser, wenn Ihre Agenda voll ist (so dass Sie einfach «funktionieren» können) oder wenn sie viel leeren Raum lässt (so dass Sie spontan entscheiden können, was Sie jetzt gerade tun)?
• Oder andersrum: Macht Ihnen eine leere Agenda Angst? Respektive: Gibt Ihnen eine volle Agenda das Gefühl der Wichtigkeit und des Gebrauchtwerdens?
• Wie geht es Ihnen, wenn Sie erst am Morgen früh erfahren, dass der Termin für den ganzen Tag ausfällt?

Damit kommen wir zu der Frage, die vermutlich am schwierigsten zu beantworten ist, aber abschliessend darüber entscheidet, wie gut es Ihnen in Ihrer Arbeit geht, wie geeignet Sie dafür sind und wie erfolgreich Ihre Führungsarbeit überhaupt sein kann:

Frage 3: Wie anders sähe Ihre Agenda aus, wenn Sie sie völlig frei gestalten könnten?

Man könnte die Frage auch umformulieren zu: Was würden Sie tun, wenn Sie keine Angst hätten? Denn es ist doch so: Vieles von dem, was Sie tun, obwohl Sie es lieber nicht oder lieber etwas anderes täten, tun Sie nur deshalb, weil Sie die Folgen einer Verweigerung fürchten. Zum Beispiel: Dass sie Ihnen jemand übel nimmt. Dass jemand gekränkt ist. Dass Sie Ihren Einfluss nicht geltend machen können. Dass Sie nicht «dabei» sind. Dass man von Ihnen eine Rechtfertigung verlangt. Dass Sie etwas verpassen. Bitte setzen Sie hier Ihre eigenen Befürchtungen ein.

Je grösser das Delta zwischen Ihrer Ist- und Ihrer Wunsch-Agenda ist, desto dringlicher aber müssen Sie sich auch noch die folgende Frage stellen:

Frage 4: Was verpasse ich mit dem aus meiner Wunsch-Agenda, das es nicht in die Ist-Agenda geschafft hat?

Merkwürdigerweise beschleicht uns die Angst in diesem Falle nicht gleich schnell wie beim Vorigen. Denn man ist sich ja nicht jederzeit bewusst, was «eigentlich» auch noch in die Agenda rein sollte. Und nur am Rande: Nicht alles aus der Wunsch-Agenda findet man jederzeit «lustig». Da hat es vieles drin, das man als notwendig und wichtig erkennt und deshalb – zumindest im Grundsatz – will, auch wenn es nicht immer gleich viel Spass macht.

Der Trick ist nun der: Bauen Sie sich zuerst eine Wunsch-Agenda. Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit. Machen Sie sie voll! Denn Sie sollen Ihre Zeit ja nicht verplempern. Ohne fremdbestimmte Termine könnten Sie dann also ganz nach Ihren Wünschen und Prioritäten leben (respektive zumindest arbeiten). Aber selbstredend kommen ja dann doch fremdbestimmte Termine. Bevor Sie diesen nun zustimmen, müssen Sie prüfen, ob Sie Ihnen wirklich wichtiger sind als das, was bereits in Ihrer Agenda steht. Wenn ja, müssen Sie sich fragen, gegen was Sie die als nachrangig qualifizierte Tätigkeit austauschen könnten, was seinerseits noch nachrangiger ist. Auf diese Weise steigt die Chance, dass Ihre Agenda nicht einfach von Höheren oder Hartnäckigeren respektive von schlechten Gewohnheiten oder von schierer Nachlässigkeit bestimmt wird.

Klar: Ich meine diesen Tipp nicht ganz wörtlich, denn sonst sind Sie ja nur noch mit Umbuchen beschäftigt. Aber ich meine ihn ernst im Sinne einer Gedankenübung oder einer Geisteshaltung. Wenn Sie sich nicht bewusst machen, was Sie wirklich wollen, dann können Sie auch nicht priorisieren. Dann werden Sie priorisiert.

Nicht umsonst hat der englische Begriff «agenda setting» für uns einen doppelten Klang: Wer seine Agenda nicht passend zu seinen Werten, Zielen, Prioritäten und Aufgaben gestalten kann, der hat auch sonst nichts zu sagen.

Und etwas zu sagen – sprich zu entscheiden – haben, ist nun mal die Kernaufgabe einer Führungskraft.