Die Geschäftsreise mit KI optimiert

Geschäftsreisen lassen sich durch virtuelle Treffen noch nicht vollständig ersetzen, heisst es in der jüngsten SAP-Conur-Studie. Gemäss 70 Prozent der in Deutschland befragten total 1022 Arbeitnehmenden, seien Business Trips weiterhin unerlässlich, wenn es um Geschäftsbeziehungen und persönliche Begegnungen geht.

Gleichzeitig geben knapp zwei Drittel der Befragten an, dass sie unterwegs weniger erledigt bekommen als im Büro oder Homeoffice (65 %). Hier kann künstliche Intelligenz (KI) unterstützen, die den Befragten unter anderem Analysen, Recherchen oder die Texterstellung unterwegs erleichtert (49 %). Aber auch Prozesse rund um die Geschäftsreise, wie Reisebuchung und -abrechnung lassen sich mithilfe von KI optimieren und vereinfachen.

KI ist noch selten Reisebegleitung

Durchschnittlich 28 % der Mitarbeitenden nutzen bereits auf künstlicher Intelligenz basierende Tools, um auf Geschäftsreise Textaufgaben wie Lektorate oder Übersetzungen schneller zu erledigen. Für Recherchen oder Analysen kommen die Lösungen dagegen unterwegs noch selten zum Einsatz. Erstaunlich, bedenkt man, dass diese meist frei zugänglich sind und daher jeder mit KI experimentieren kann. Dieser Umstand ist möglicherweise durch Vorgaben seitens des Arbeitgebers zur Nutzung der Tools bedingt, denn vorstellen kann sich deren Einsatz ein Grossteil der Arbeitnehmenden – zum einen bei der Texterstellung (57 %) und Recherche (58 %), aber auch zum Prüfen von Zahlen und Fakten (61 %) oder der Erstellung von Grafiken (62 %). Dabei nehmen 38 % der Befragten an, dass die Einbindung KI-basierter Tools ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren kann.

Die noch eher verhaltene und vorsichtige Nutzung der neuen Technologien ist auf noch offene Fragen zu Datenschutz und Urheberrecht seitens der Unternehmen zurückzuführen. So gibt ein Drittel der Befragten an, dass ihr Arbeitgeber zunächst etwaige Risiken für Datenlecks ausschliessen möchte, bevor die Nutzung von KI-Tools offiziell erlaubt ist (33 %). Arbeitnehmende befürworten diesen verantwortungsvollen Umgang (64 %), erwarten aber dennoch, dass ihr Arbeitgeber künstliche Intelligenz schnell (47 %) und vor allem dort zugänglich macht, wo sie ihnen einen deutlichen Mehrwert bietet (62 %). So zum Beispiel bei der Reisekostenabrechnung, bei der sich fast zwei von drei Befragten Unterstützung durch KI vorstellen können (60 %).

KI analysiert Muster

Der Einsatz von KI-Tools im Geschäftsreisemanagement setzt eine digitale Lösung für die Reisebuchung und -abrechnung voraus. Diese ist allerdings längst kein Standard, wie die 37 % der Befragten zeigen, die ihre Abrechnung nach wie vor papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen müssen. Immerhin rund 40 % der Arbeitnehmenden können Belege einscannen und der Abrechnung digital hinzufügen.

Während die Digitalisierung den Abrechnungsprozess bereits vereinfacht, optimiert KI diesen zusätzlich, indem sie bei der digitalen Erfassung von Beleginformationen hilft, die eingereichten Belege prüft und einen Abgleich mit den Reiserichtlinien durchführt. Zudem kann sie Muster analysieren, die auf mögliche Versehen wie mehrfach eingereichte Belege hinweisen können. Fast die Hälfte der Befragten wünscht sich diese Optimierungen, um die Abrechnung künftig schneller und einfacher erledigen zu können (45 %). 38 % gehen sogar einen Schritt weiter und wünschen sich einen interaktiven Assistenten für unterwegs. Ein wichtiger Aspekt für Reisende ist dabei die schnellere Rückerstattung ihrer Ausgaben (42 %), die bei einer manuellen Abwicklung häufig zwischen zwei und vier Wochen dauern kann (36 %).