QR-Rechnungen: Sind Sie bereit?

Seit zwei Jahren ist es bekannt, nun steht das Datum kurz bevor: Der 30. September 2022 ist das Enddatum der roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine. Dies, weil das Schweizer Rechnungswesen zunehmend digitalisiert wird und auf Nachfolgeprodukte wie QR-Rechnung und eBill setzt. Zeit hatte man also für den reibungslosen Umstellungsprozess - dennoch haben sich nicht alle - ob Privatpersonen oder KMU - genügend vorbereitet. Haben Sie an alles gedacht?

Das Schweizerische Institut für Unternehmerschulung (SIU) hält fest, dass die bevorstehende Umstellung auf QR-Rechnungen nicht nur den aktuellen Rechnungslauf der Unternehmen betrifft, sondern auch weitere Bearbeitungsaufwände mit sich bringt, und hat einige der wichtigsten Punkte zusammengetragen, die es zu beachten gilt. Das möchten wir hier natürlich nicht vorenthalten.

Sämtliche Daueraufträge, welche mittels ESR (oranger Einzahlungsschein) erfasst wurden, müssen auf QR-Rechnung mit einer neuen IBAN umgestellt werden. Eine gute Alternative dafür bietet das eBill-System im Onlinebanking.

Haben Sie kürzlich Rechnungen mit Ratenzahlungen ausgestellt oder besitzen Sie gar eine solche Rechnung? Hier kann sich eine proaktive Information an die betroffenen Personen lohnen, damit keine Zahlungen abgewiesen werden.

Haben Sie Kunden/-innen mit langen Zahlungsfristen, welche möglicherweise noch einen ESR erhalten haben? Auch hier kann der administrative Aufwand minimiert werden, indem die betroffenen Personen vorgängig auf die Umstellung hingewiesen werden.

Zahlungsverzug

Schnell ist es geschehen und eine Rechnung geht vergessen. Sollte es zu einem Mahnschreiben kommen, kann diesem bereits initiativ eine angepasste QR-Rechnung beigelegt werden.

Für die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen ist eine Perforation oder eine Linie mit Scherensymbol zwischen den Rechnungsdetails und dem Zahlteil zwingend erforderlich. Fehlt diese, so kann die Rechnung möglicherweise nicht verarbeitet werden.